入退室管理システムとは？導入メリットや比較ポイントを徹底解説

• 「入退室管理システムの機能が知りたい」
• 「導入する入退室管理システムの選び方を知りたい」

など、自社が導入すべき入退室管理システムについてお悩みの方は多いでしょう。 提供メーカーによって認証方法や機能、サイズなどの違いがあるため、自社に適した入退室管理システムを選ぶことが重要です。 本記事では、来訪管理受付システム「VisitView」を提供する弊社の知見を活かし、入退室管理システムの概要や認証方法、機能、サイズなどを解説します。 また、最後に自社に適した入退室管理システムを選ぶ際の比較ポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムとは、特定の場所において人の出入りを管理するシステムです。 人の出入りの管理とは、「いつ、だれが、どこに入退出したか」と「誰に、どこへの入室を許可するか」などを管理することです。 システムで一元管理することで、管理の手間や記入漏れがなくなり、実態を一目で確認できることから、セキュリティの向上だけでなく業務効率化にもつながります。

入退室管理システムの認証方法

入退室管理システムの主な認証方法を解説します。

•  ICカード 社員や来訪者にICカードを配布し、カードリーダーにかざすことで入退室を管理する方法です。社員の出入りが多い場合には、ICカードによる解錠が一般的です。また交通系ICカードに対応したシステムも提供されており、新たなICカードを発行するコストや手間を削減できます。
• QRコード 部屋の入口にQRコードリーダーを設置し、利用者が事前に発行されたQRコードやスマートフォンに表示したQRコードをスキャンする方法です。１回限りの使用が可能であるため、イベント会場や一時的な施設での利用にも適しています。
• スマートフォンのアプリ スマートフォンに専用アプリをインストールし、アプリを起動した状態で認証機器にかざすことで認証する方法です。 ほとんどの人が所持しているスマートフォンを利用するため、機器や設備にかかるコストを抑えられます。
• 生体認証 顔認証や指紋認証、虹彩認証などの体の一部を利用して認証する方法です。 最もセキュリティに優れた認証方法ではあるものの、コストもかかります。そのため重要度の高い部屋の入退室に利用することが多くあります。
• 暗証番号 打ち込み機器に数字や文字を打ち込んで認証する方法です。

昔からある方法で、他に必要な道具もないことから導入しやすいメリットがあります。しかし、暗証番号を知られた人の出入りを制御できなくなることから、最近では他の認証システムに移行する企業が増えています。

入退室管理システムの主な機能

ここでは、入退室管理システムの主な機能について解説します。

入退出処理・管理機能

入退出処理・管理機能は、入退室管理機能の最も基本的な機能です。 ユーザーが施設や部屋に入館する際の「受付→入館認証→入館通知」や退館する際の「退館処理→退館通知」を行います。 管理機能では、ユーザーの登録や削除、ユーザーごとのアクセス権限の設定により、アクセス制御を実現します。

来訪予約機能

来訪予約機能は、来訪者が事前に来訪予約を登録できる機能です。 予約内容（登録者の情報、来訪日時、訪問予定の部署名・担当者名・目的など）が登録され、部署や担当者に共有できます。 来訪予約は、ホームページやWebページに設けたオンライン予約フォームや専用アプリ、電話・メールから受付することが一般的です。

通知機能

通知機能は、来訪者が入館もしくは退館したことをリアルタイムに担当者に通知する機能です。 通知方法にはメール、SNS（Teams、Slack、LINEなど）、専用のモバイルアプリ内でのプッシュ通知などが挙げられます。

来訪ログ記録・管理機能

来訪ログ記録・管理機能は、来館者の情報や訪問履歴を記録・保管する機能です。 保管される情報には、来館者の会社名や氏名、連絡先、訪問先となる部署・担当者、訪問目的、訪問日時などが挙げられます。 来訪ログを記録・管理することで、セキュリティ対策の策定や業務効率化のための分析、監査対応につながります。

無人受付対応機能

無人受付対応機能は、来訪者が自分で入館・退館における手続きを行う機能です。 受付担当者を配置しないため、来訪者自身が事前に登録した来訪予約情報と照合し、出力されたIDやQRコードを入退室管理システムにかざして、認証します。 また事前の来訪予約がなくても、システムに直接来訪者情報を入力することで、受付を完了することが可能です。

他システム・設備との連携機能

他システム・設備との連携機能があると、よりセキュリティの向上やスムーズな入退出入館室管理入館室管理を実現します。 例えば、エレベーターのアクセス制御システムと連携することで、来訪者が訪問予定のフロアだけをエレベーターで選択できるように設定することが可能です。目的のフロア以外へのアクセスを制限することで、セキュリティ向上が期待できます。

入退室管理システムを導入するメリット

ここでは、入退室管理システムを導入するメリットをまとめました。

• セキュリティ体制の強化
• 業務効率化につながる
• 勤怠管理・労務管理の強化
• コスト削減につながる

入退室管理システムの導入による最大のメリットは、セキュリティ体制を強化できることです。不正侵入を防ぐことで、盗難や暴動、機密情報への不正アクセスなどのさまざまなリスクを防止します。 また入退室管理をシステム化することで、管理作業の負担の軽減や人件費の削減につながります。 このように入退室管理システムを導入してさまざまなメリットを享受することで、組織の事業体制そのものの強化も期待できるのです。

入退室管理システムを導入する方法

ここでは、入退室管理システムを導入する方法を解説します。 入退室管理システムの導入方法が自社の扉と適しているかどうか、ニーズと適しているかどうかを確認することが大切です。

既存ドアに後付けする方法

現在使用している既存ドアに、入退室管理システムを後付けする方法です。 この場合には工事が不要であり、後付けのコントローラーを貼り付けることで設置が完了します。 簡単に原状復帰できることやコストを抑えられる点がメリットである一方、強い力が加わると外れてしまう可能性があることからセキュリティ面に不安を残します。

既存の自動ドア・電気錠に後付けする方法

会社のエントランスにある自動ドアや電気錠のドアに後付けする場合には、配線工事が必要になります。認証リーダーや専用の基盤を設置することで入退室管理システムを導入できます。 比較的規模が大きい企業や人の出入りが多い企業の場合には、エントランスでアクセス制御することでセキュリティ体制を向上できます。しかし、工事が必要であることからコストが高額になることが一般的です。

新規の鍵に変更する方法

既存の鍵から新しい鍵に変更する場合には、ドアに鍵を設置する工事が必要です。 鍵を変更することで、セキュリティを向上させることが可能である一方、工事が必要であることから、コストが高額になることが一般的です。

入退室管理システムを比較する際のポイント

ここでは、入退室管理システムを比較する際のポイントを解説します。ポイントを押さえて自社に適した入退室管理システムを選定しましょう。

目的に合った機能を搭載しているか

入退室管理システムを導入する目的を明確にしたうえで、必要な機能をピックアップしましょう。多くの企業の入退室管理システムの導入目的は、セキュリティ強化であることが一般的です。 セキュリティ強化を目指す場合、来訪者の入退出処理だけでなく、「アクセス制御」や「来訪ログ記録・管理」などの機能が重要になります。こうした機能が搭載されているかどうかを、まずは確認しましょう。

自社に適した認証方法・サイズ・価格か

最近では、さまざまな入退室管理システムが提供されています。その中から、自社に適した入退室管理システムを選ぶには、認証方法、サイズ、価格について確認することが大切です。 例えば、認証方法でいえば「重要な資産やデータを取り扱っている施設・部屋は生体認証」「人の出入りが多いエントランスではICカード」というように、企業や部署によって適した認証方法は異なります。 そのため、目的を達成できるかどうか、使用しやすいかどうか、コストパフォーマンスはどうかなどの多角的な面から自社に適した入退室管理システムを選びましょう。 自社の希望と入退室管理システムが合っているかわからないという場合には、まず提供メーカーに相談することもおすすめです。

拡張性に優れているか

入退室管理システム以外にも、セキュリティ強化のためにシステムや設備を導入する可能性がある場合には、拡張性に優れた入退室管理システムを選ぶことがおすすめです。 他システムや設備と連携できれば、よりスムーズに、かつより安全な人の出入り管理が実現します。例えば、セキュリティゲートとの連携、施設予約との連携、予定表ソフトとの連携が可能かどうかは、確認すると良いでしょう。

サポート体制は充実しているか

入退室管理システムは、基本的に組織全体に適用するシステムです。事業活動に大きな影響を与えるシステムであることから、充実したサポート体制であると安心できるでしょう。 システムを導入して終了ではなく、運用後もサポートしてもらえるかどうかや訪問でのサポートが可能かどうかなども確認することがおすすめです。

入館・退館管理システムの導入なら「VisitView」がおすすめ

最近では企業の物理的セキュリティ強化が求められており、新たなシステムを導入する企業が増えています。その際に入退室管理だけでなく、「外部からの不法侵入を防ぎたい」というオフィスビルやテナントの場合には、入館・退館管理システム「VisitView」の導入がおすすめです。 「VisitView」なら、来訪者の予約管理から入退出記録・認証・来訪ログの管理まで、一元化が可能です。 KIOSK端末によるゲストカード（ICカード）やQRチケットの発行にも対応しており、オフィスセキュリティの対策を行いながら来訪者受付の無人化も実現できます。 有人受付とセキュリティゲートの併用やテレビ電話受付ができるほか、エレベーターや施設予約との連携ができるのも特徴です。 来訪予約受付・入退出入館室管理システム「VisitView」について、詳しくはお気軽にお問い合わせください。 「VisitView」に関するお問合せはこちら