【必見】テナントにおける物理・情報・緊急時のセキュリティ対策10選

•  「テナントのセキュリティを高めたいが、守るべき対象を明確にしたい」
• 「具体的なテナントのセキュリティの対策方法が知りたい」

など、テナントのセキュリティ対策にお悩みの方は多いでしょう。 テナントならではの要素として、一店舗ではなく複数のテナントが共存する可能性がある点です。そうしたビルの場合には、自社だけではなく他のテナントと連携を取ってセキュリティの対策を実施することが大切です。 こうしたテナントならではの要素を網羅しつつ、有効なセキュリティ対策を行うためには、管理すべき対象やセキュリティリスクを明確にすることが求められます。 本記事では、来訪管理受付システム「VisitView」を提供する弊社の知見を活かし、テナントのセキュリティを見直す際に明確化すべき管理対象やセキュリティリスクを示したのち、具体的な対策を解説します。

テナントのセキュリティで守るべき3つの要素

ここでは、テナントのセキュリティで守るべき3つの要素について解説します。

従業員や顧客などの「ヒト」

テナントにおいて守るべき「ヒト」は、セキュリティ対策を考えるうえで最も重要な要素の一つです。セキュリティ対策を策定する際には、「ヒト」を以下のように分類したうえで対策を検討しましょう。

• 従業員：社員、施設管理者など
• 訪問者：顧客、取引先の担当者など
• 外部サービス業者：清掃業者、警備員、修理業者など

例えば、従業員の保護を対象にセキュリティ対策を検討する場合には、不審者や強盗の侵入を防ぐために入退室管理や監視カメラの導入といった対策が重視されます。 また訪問者や外部サービス業者の場合には、入場できるエリア制限や行動管理を実施することにより、企業の資産、訪問者や外部サービス業者自身の安全を保護できる可能性があります。

金銭的価値のある「モノ」

テナントにおいて金銭的価値のある「モノ」は、物理的な機器・機器、物品のことです。セキュリティ対策を検討する際には、企業の金銭的価値のある「モノ」を以下のように分類しましょう。

• ビルやテナントの建物
• オフィス機器
• 機器・設備
• 現金

例えば、建物そのもののセキュリティ対策であれば、防災や不法侵入に関する対策が重視され、オフィス機器や機器・設備、現金であれば、防災や盗難といった対策が重視されることが多くあります。

個人情報や内部情報などの「情報」

「情報」は、現代社会において非常に重視されている資産の一つです。多くの機密情報がインターネット上に保存されているため、情報セキュリティ対策を万全にすることが企業の社会的責任として求められています。 例えば、企業が守るべき「情報」には以下のようなものが挙げられます。

• 財務情報や製品開発情報などの企業の機密情報
• 個人情報
• 企業独自の知識や技術に関する情報

これらの情報におけるセキュリティ対策について検討する際には、いずれも不正侵入や不正アクセスなどに対する物理的なセキュリティ対策と情報セキュリティ対策の両方を組み合わせて行うことが重視されます。

テナントのセキュリティを脅かすリスクとは

ここでは、テナントのセキュリティを脅かすリスクの例を、物理的なセキュリティリスク、情報セキュリティリスク、人的ミスによるリスク、緊急事態におけるリスクに分けてまとめました。

物理的なセキュリティリスク	不正侵入 盗難 破壊行為 社員や顧客への暴力行為
情報セキュリティリスク	サイバー攻撃 不正アクセス 情報漏えい 情報の改ざん
人的ミスによるリスク	情報の誤送信 情報の紛失・漏えい 誤操作によるシステム障害 無意識な不正侵入
緊急事態におけるリスク	自然災害 火災 テロ攻撃や犯罪 感染症の流行

テナントのセキュリティを高めるためには、例に挙げたようなさまざまなリスクに対応する必要があります。

【物理】テナントのセキュリティを向上させる対策

ここでは、テナントの物理的なセキュリティを向上させる対策を解説します。

受付システム・入退室管理システムの導入

受付システム・入退室管理システムを導入すると、「許可した人物のみが出入り口を通過できる」というアクセス制御が可能です。その結果、不審人物や悪意をもった人物がテナントのスタッフルームや事務所などに不正侵入できなくなります。 カードキーやICカード、生体認証などによって認証できるため、高いセキュリティ効果が期待できます。

監視システムの導入

監視カメラを設置し、24時間体制で映像を監視できるようにシステムを整備することで、不正侵入や不正行為、犯罪の抑止力につながります。 また異常事態が発生した場合にも、スピーディーに発見できる可能性が増し、スムーズな対応が期待できます。

物理的セキュリティの強化

出入り口のドアや窓に強固な素材のものを採用することで、防犯性を高めます。同様に、金庫や保管庫も簡単に破られないようにすることで、盗難や破損から資産を保護できるでしょう。 また金庫や保管庫、重要な機密情報が保管されている部屋においては、アクセスを制限したり、パーテーションで区切ったりなど、簡単にアクセスできないように工夫することも大切です。

【情報】テナントのセキュリティを向上させる対策

ここでは、テナントの情報セキュリティを向上させる対策を解説します。

アクセス制御の強化

情報にアクセスする際に、パスワードの設定だけでなく、二段階認証や生体認証を導入することで不正アクセスを防ぎます。 また従業員の役職や役割によってアクセス権限を適切に管理して、社員が不要な情報にアクセスできないように制限することも大切です。アクセス制御の強化は、情報の改ざんや流出の防止につながります。

セキュリティソフトウェアの導入

情報セキュリティソフトウェアを導入することで、サイバー攻撃、マルウェア、ウイルス、不正アクセスなどの脅威から情報資産を保護できる可能性が高まります。 アンチウイルスソフトウェアやファイアウォールなどのさまざまなソフトウェアが提供されているため、自社の規模や目的に合ったソフトウェアを選びましょう。

【人的ミス】テナントのセキュリティを向上させる対策

ここでは、テナントの人的ミスによるセキュリティを向上させる対策を解説します。

セキュリティ教育の実施

人的ミスを防止するには、従業員のセキュリティに対する意識や知識を向上する必要があります。そのため、従業員に定期的にセキュリティ教育を行うことが重要です。 具体的には、セキュリティポリシーの教育やフィッシング対策、重要な情報の取り扱い方法などを教育し、実施を徹底させましょう。

従業員の管理ツールの導入

従業員がミスする理由には、「無意識下でのミス」「誤った理解によるミス」「確認不足によるミス」などがあります。こうした理由により発生するリスクを防ぐために、従業員の業務に関する管理ツールを導入することもセキュリティ対策として有効です。 例えば、パスワード管理ツールを導入することで、従業員は期限切れのパスワードを使用することはできなくなります。人的ミスによるリスクを減らしたいには、管理ツールの導入も検討してみましょう。

【緊急事態】テナントのセキュリティを向上させる対策

ここでは、テナントの緊急事態におけるセキュリティを向上させる対策を解説します。

緊急対応計画の策定や訓練の実施

緊急対応計画とは、自然災害や火災、人為的災害などにおけるリスクを評価・分析し、適切かつ迅速な対応を取るための計画のことです。 緊急対応計画を策定し、計画に則った訓練を実施することで「ヒト」「モノ」「情報」の保護につながります。

定期的なデータやシステムのバックアップ

緊急事態が発生した際には、情報資産が破損・紛失するケースが多くあります。自社の情報資産を保護するためには、定期的にデータやシステムのバックアップを取ることが非常に重要です。 データをクラウド上に預けている場合には、データの復旧方法について事前に確認することがおすすめです。

テナントごとの連携を高める

複数のテナントが入っているビルの場合には情報共有の仕組みを作り、緊急対応計画を共通化したり、共通の連絡網を整備したりすることで、テナントごとの連携を高めることが大切です。 合同で緊急時の訓練を行うことでコミュニケーションが活発になり、支援し合う関係性づくりも期待できるでしょう。

ビル・テナントのセキュリティ向上には入館・退館管理システムの「VisitView」

ビル・テナントのセキュリティ向上において、物理的なセキュリティ対策を行いたい場合には、入退館管理システムの導入がおすすめです。 「VisitView」なら、来訪者の予約管理から入退館記録・認証・来訪ログの管理まで、一元化が可能です。 KIOSK端末によるゲストカードやQRチケットの発行にも対応しており、オフィスセキュリティの対策を行いながら来訪者受付の無人化も実現できます。 有人受付とセキュリティゲートの併用やテレビ電話受付ができるほか、エレベーターや施設予約との連携ができるのも特徴です。 来訪予約受付・入退館管理システム「VisitView」について、詳しくはお気軽にお問い合わせください。 「VisitView」に関するお問合せはこちら