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サポート受付システムとは？メリットや種類・機能と3つの比較ポイント
更新日:
2025.02.27
投稿日:
2025.02.03
- 「受付システムの種類や機能の違いが知りたい」
- 「導入する受付システムはどうやって選べば良い？」
- など、自社で導入する受付システムの選定に、お悩みの方も多いのではないでしょうか。
受付システムとは
受付システムとは、来訪者や訪問者からの電話取り次ぎや来訪・来館の受付業務などを自動で行うシステムのことです。受付担当者による対応が必要ないものもあり、人的ミスの削減や業務効率化につながります。 近年では自動音声電話やチャットボットのほか、タブレット端末やKIOSK端末による受付を行うシステムがあるのも特徴です。また、訪問者が来訪・来館する際の予約管理システムと連携していたり、セキュリティゲートで不正侵入を抑止したりする方法もあります。 受付担当者による対応と受付業務を併用する方法だけでなく、受付業務の無人化もできるため、企業の対応方法に合わせて導入するシステムを選定すると良いでしょう。受付システムの種類
受付システムは、大きく分けて以下の3種類です。- 受付以外の機能も兼ね備えている多機能タイプ
- 受付機能に特化したシンプルなタイプ
- セキュリティレベルが高い大規模施設向けタイプ
受付以外の機能も兼ね備えている多機能タイプ
受付システムの中には、受付以外の機能を兼ね備えている多機能タイプがあります。たとえば、多言語対応やドア自動解錠（スマートロック）のほか、AI検温・ビデオ通話・チャットツールなどです。 受付対応を行ったあとに、担当者がいるオフィスまでの案内を行ったり、セキュリティゲートで入退館管理を行ったりしたい場合に適しています。受付機能に特化したシンプルなタイプ
受付システムの中でも比較的導入しやすいのが、受付機能に特化したシンプルなタイプです。 代表的なものとしては、タブレット端末やパソコンに受付システムをインストールして活用する、クラウド受付システム・iPad受付システムなどが挙げられます。低コストで導入できるサービスが多いため、中小規模事業者にもおすすめです。セキュリティレベルが高い大規模施設向けタイプ
受付システムの中でも大規模施設におすすめなのは、セキュリティレベルが高いシステムです。具体的には、入退館管理システムやセキュリティゲートと連携可能なシステムや、複数オフィス連携機能が備わっているものなどが挙げられます。 セキュリティレベルが高い受付システムには、顔認証・指紋認証・静脈認証など、生体認証ができるものがあるのも特徴です。受付時にQRコードを発行し、入退館管理ができるものもあります。受付システムに備わっている主な機能
受付システムには、さまざまな機能が備わっており、提供しているシステム事業者によって差がある点に注意が必要です。
ここでは、受付システムに備わっていることが多い主な機能を紹介します。自社で受付システムを導入する際は、どのような機能が必要かをイメージしながら選定すると良いでしょう。
受付・予約照会・案内機能
受付システムには、受付・予約照会・案内機能が備わっています。これらは、シンプルなタイプのシステムにも備わっていることが多い基本機能です。 受付対応時に予約内容と相違ないか照会し、問題なければ受付対応が完了します。また、「〇階A会議室」「北棟〇階オフィス」など、担当者がいる場所へ案内する機能が備わっているシステムがあるのも特徴です。通知機能
通知機能は、来客・来館者の受付時に担当者のデバイスに通知される機能です。来客・来館が通知されることにより、スムーズな応対が可能になります。 通知先は受付システムによって異なりますが、担当者の固定電話（内線）や、メール・ビジネスチャットツール、SNSなどさまざまです。来客情報管理機能
来客情報管理機能は、受付を通じて来客・来館者が入退館した情報を蓄積する機能です。来客の所属や氏名・連絡先などの情報が管理できるほか、過去の来館歴なども参照できます。 来客者ごとの応対履歴を残すことも可能なため、受付業務だけでなく対応内容に関するデータも蓄積できる点が特徴です。通話機能
受付システムには、通話機能が備わっているものもあります。通話機能は、受付端末から直接担当者とやり取りできるものです。内線通話のほか、ビデオ通話に対応しているものもあります。 事前にアポを取っていない飛び込み営業や突然の来訪があった際に、担当者が受付まで出向くことなく対応できる利便性の高い機能です。入退館・入退場管理機能
受付管理システムには、入退館・入退場の管理機能が備わっているものもあります。セキュリティゲートや生体認証システムと連携するタイプのシステムもあり、受付業務の自動化も実現可能です。 入館・退館履歴もデータとして残るため、過去いつ来館したのかも把握できます。また、通知機能と組み合わせれば、入退館時に担当者へ通知が送られることから、スムーズな対応や高いセキュリティの維持に役立つ機能です。ICカードやQRコードの発行・認証機能
ICカードや、QRコードの発行・認証機能が備わっている受付システムもあります。高度なセキュリティを導入したいオフィスや、施設での導入におすすめの機能です。 有人の受付で入館用のICカードやQRコードの発行・手渡しを行う方法もありますが、これらの発行に対応している受付システムなら、無人での受付対応を実現できます。セキュリティゲートと組み合わせて導入すれば、入退館管理の省人化につながるでしょう。受付システムを活用するメリット
受付システムを活用するメリットは、以下の6項目です。- 受付業務の負担軽減につながる
- 受付の待ち時間を解消できる
- 来訪予定者の管理が行いやすい
- 無人化すれば人件費の削減が可能
- セキュリティレベルの向上につながる
- フリーアドレスに対応できる
自社に最適な受付システムを選ぶ3つの比較ポイント
自社に最適な受付システムを選ぶ際は、以下3つのポイントで比較することが大切です。
- 設置機器の種類・大きさ
- 必要な機能の有無
- 導入にかかる費用
設置機器の種類・大きさ
導入する受付システムを検討する際は、設置機器の種類や大きさを比較しましょう。自社施設の受付場所に設置可能なサイズか、設備はいくつ設置する必要があるのかなど、事前に把握しておくことが大切です。 とくに、受付対応を無人化したい場合は、ICカードやQRコードの発行に対応している受付端末や、セキュリティゲートも導入する必要があります。導入したいシステムは、自社に設置可能かを意識しながら比較すると良いでしょう。必要な機能の有無
受付システムを導入する際は、必要な機能が備わっているものを選ぶことが重要です。システムによっては通知機能が備わっていなかったり、セキュリティゲートと連携していなかったりするものもあるので注意しましょう。 選定する前に、自社施設に必要な受付システムの機能をリストアップしておくのもおすすめです。必要な機能が明確になっていれば、受付システムを比較した際に、ある程度絞り込みやすくなります。導入にかかる費用
導入する受付システムを比較する際は、費用も比較する必要があります。たとえば、受付システムと同時に、ICカード・QRコード発行設備やセキュリティゲートを導入する場合、導入したい設備ごとに複数社への依頼が必要です。 一方で、受付システムだけでなくICカードやQRコードの発行、セキュリティゲートの設置までトータルで依頼できるサービスがあれば、スムーズに導入できます。設備ごとに複数社へ依頼を出すよりも、コストの抑制や導入までの期間短縮につながるでしょう。来訪者の受付から入退館管理まで行うなら「VisitView」
来訪者の受付システムには、社員による受付対応が必要なものと、無人で対応できるものがあります。 「VisitView」なら、受付対応だけでなく、来訪予約管理から入退館処理・来訪ログの管理まで、一貫した対応が可能です。来訪者受付では、KIOSK端末によるゲストカード（ICカード）やQRチケットの発行にも対応しています。 来訪者が入館した際に、担当者にメールやSNSなどで通知が送れるため、来訪者を待たせる心配もありません。セキュリティゲートと併用することで、入退館管理の無人化も実現できます。 「受付対応を無人化したい」「来訪者予約も連携させたい」など、来訪者受付・管理業務を一元化したい場合は、ぜひ「VisitView」をご利用ください。 「VisitView」に関するお問合せはこちら執筆者プロフィール
