QRコード対応の受付システムとは？メリット・デメリットとおすすめ活用シーンを紹介

• 「受付システムを導入したいが種類が多く迷ってしまう」
• 「オフィスだけでなくイベント受付にも活用できる受付システムを導入したい」

など、導入する受付システムの選定に悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

企業や施設の来客受付・入退館記録を無人で行う手段として、受付システムを導入するケースは少なくありません。しかし、受付システムの種類それぞれに特徴があり、活用シーンに応じて比較検討する必要があります。

数ある受付システムの中で、QRコードで管理を行うものがQRコード受付システムです。本記事では、QRコード受付システムとはどのようなシステムなのか、メリット・デメリットやおすすめの活用シーンについて解説します。

QRコード対応の受付システムとは？

QRコード対応の受付システムとは、顧客や来場者それぞれに発行したQRコードを受付端末で読み取り、受付手続きを行う仕組みの設備です。

招待状・チケットを送付する必要がなく、申し込みフォームやメールなどを介してQRコードを配布しておけば、無人でも受付対応ができます。

また、QRコード受付システムで受付手続きをデジタル化することにより、受付時間や来場者の情報をリアルタイムに管理することも可能です。

QRコード受付システムを導入すると、受付業務だけでなく来場者管理・集計業務の負担軽減にも役立ちます。

関連記事：受付システムとは？メリットや種類・機能と3つの比較ポイント

QRコード受付システムを導入するメリット

QRコード受付システムを導入するメリットは、以下の3項目です。

• 受付業務の時短・省人化につながる
• 来場者集計が自動化でき正確性向上につながる
• 非接触対応で感染対策に役立つ

それぞれ、具体的にどのような機能がどのように企業の受付業務に寄与するのかを解説します。

受付業務の時短・省人化につながる

QRコード受付システムを導入すると、受付業務の時短・省人化につながるメリットがあります。事前に発行されたQRコードを表示させて受付端末で読み取ると、自動的に予約照会される仕組みです。

受付担当者とのやり取りを経る必要がなくなることから、受付業務の時短につながります。無人での受付対応も可能なため、受付業務の省人化に役立つのも特徴です。

来場者集計が自動化でき正確性向上につながる

来場者の集計を正確かつ自動的に行えるようになるのも、QRコード受付システムを導入するメリットの1つです。受付担当者による受付対応の場合、記入漏れや確認ミスなどが発生すると、正確な来場者数の集計が行えません。

QRコード受付システムを導入すれば、来場者の集計が正確に行えるようになるうえに、来場・退場した日時も自動的に記録されます。

非接触対応で感染対策に役立つ

非接触対応で感染対策に役立つのも、QRコード受付システムを導入するメリットです。受付担当者を配置せずに無人対応できるようになるため、来場者と従業員の接触が避けられるため、感染症の抑止につながります。とくに、来客が多い企業や施設での導入におすすめです。

このように、QRコード受付システムには、さまざまなメリットがあります。効果的な導入方法を検討し、QRコード受付システムの強みを最大限に引き出しましょう。

QRコード受付システムを導入するデメリット

QRコード受付システムには、メリットだけでなくデメリットがあることも理解し、対策を講じたり活用シーンに応じて使い分けたりすることが重要です。
QRコード受付システムを導入するデメリットとして、具体的には以下の3項目が挙げられます。

• 導入コストがかかる
• システムトラブルのリスクがある
• デジタルシステムに慣れていない人へのフォローが必要になる

具体的にどのようなデメリットがあるのか、導入時にデメリットをカバーする対策方法を踏まえて解説します。

導入コストがかかる

QRコード受付システムのデメリットとして、導入コストがかかる点が挙げられます。QRコード受付システムの導入にかかる費用は、受付端末の導入費用やシステムの利用料、インターネット環境の整備などです。

導入コストは負担になるものの、QRコード受付システムを導入して、受付対応業務を無人化すれば人件費が削減できるため、将来的なコストカットにつながります。

システムトラブルのリスクがある

システムトラブルが発生するリスクがあるのも、QRコード受付システムのデメリットです。受付対応を従業員が予約台帳を用いて行う場合、システムトラブルが発生して受付対応が滞ることはありません。

たとえば、通信環境の問題が発生した際のエラーや機器の不具合、停電などが発生すると受付対応が滞ってしまいます。そのため、QRコード受付システムを導入する際は、このような非常時にどのように対応するか、あらかじめ想定しておくことが大切です。

デジタルシステムに慣れていない人へのフォローが必要になる

デジタルシステムに慣れていない人へのフォローが必要になるのも、QRコード受付システムを導入するデメリットです。QRコードの表示方法がわからない、機器の操作方法がわからない、など顧客によってはサポートが必要になる場合があります。操作説明を操作画面の写真付きでわかりやすく掲示する、サポートスタッフを配置して有人対応を最小限残すなどの対策が必要です。

QRコード受付システムにはメリットばかりではなく、このようなデメリットがあることも理解しておかなければなりません。QRコード受付システムを導入する際は、デメリットをどのようにカバーしていくか、対策方法の検討と周知も行いましょう。

QRコード受付システムのおすすめ活用シーン

QRコード受付システムは、以下のような場面での活用に適しています。

• オフィスや施設の来訪者受付
• イベント・展示会での入場受付
• 店舗・ショールームやクリニックの受付業務

それぞれ、具体的な活用イメージや、これらの場面でQRコード受付システムを導入する効果や利点について見ていきましょう。

オフィスや施設の来訪者受付

QRコード受付システムは、オフィスや施設の来訪者受付におすすめです。オフィスや施設によっては、1日に数百人～千人単位の来訪者に対応する必要があり、受付担当者の負担も大きくなります。

QRコード受付システムで受付対応を自動化することにより、来訪者を待たせることなく受付対応できるのも特徴です。QRコード受付システムの中には、セキュリティゲートやエレベーター制御と連携できるものもあるため、セキュリティレベルの向上につなげる導入方法も検討してみると良いでしょう。

イベント・展示会での入場受付

イベント・展示会での入場受付にも、QRコード受付システムの導入が適しています。数千人～数万人単位の来場者がある大きな会場の場合、スタッフによる入場受付には時間もスタッフの数も必要です。

QRコード受付システムであれば、来場者1人あたりの対応時間が短縮されるため、スムーズな入場受付が可能になります。また、システムで自動的に集計できることから、入場受付を人の手で行うよりも、来場者数の正確な把握が可能です。

店舗・ショールームやクリニックの受付業務

店舗・ショールームやクリニックの受付業務にも、QRコード受付システムの活用がおすすめです。店舗やショールームの場合、スタッフが接客対応していると来客者が受付の対応を待たなければなりません。

QRコード受付システムなら、無人で予約照会・受付対応ができるようになるため、顧客を待たせることなく対応できます。また、クリニックの予約者が来院した際、QRコード受付システムがあれば、非接触で衛生的に受付対応できるでしょう。

QRコード受付システムは、外部システムとの組み合わせ次第で、セキュリティ対策や予約管理業務の効率化にも活用できます。目的や用途に応じて、活用を検討してみてはいかがでしょうか。

QRコード受付システムを導入するなら「VisitView」がおすすめ

QRコード受付システムは、来訪者管理を円滑にし、集計作業の自動化や省力化にも役立つ設備です。

「VisitView」では、QRコードやQRチケットの発行・管理が可能な受付システムを提供しています。受付システムのみを導入する方法のほか、セキュリティゲートやエレベーターとの連携も可能です。

来訪者用のQRコードを有人受付で発行し、セキュリティゲートで入退館記録や制御を行う導入方法も選択できます。デジタル設備に慣れていない人へのフォローとして、有人受付は残しておきたい、という場合にも最適です。「VisitView」について、詳しくはお気軽にお問い合せください。

 

「VisitView」に関するお問合せはこちら