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サポート事業所に最適な受付システムとは？省人化とセキュリティ対策を両立する設備導入ガイド
- 「事業所の受付業務を効率化したい」
- 「業務時間中の事業所のセキュリティ対策に不安がある」
など、事業所の受付業務の負担や、セキュリティ面に課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。
大企業のオフィスや大型施設など、人の出入りが多くある企業・施設を中心に、受付システムやセキュリティゲートの導入が進んでいます。そのような中で、意外に見落とされているのが事業所ごとの受付システムやセキュリティシステムの構築です。
本記事では、事業所になぜ受付システムを導入すべきなのか、その理由や効果と、事業所で導入する受付システムの選び方について詳しく解説します。
事業所に受付システムの導入が推奨される背景
事業所に受付システムの導入が推奨される背景には、来訪者受付業務の省人化やセキュリティ対策の向上につなげる目的があります。
少子高齢化にともなう人手不足は深刻化しており、設備やシステムの導入で省人化・人手不足解消を図る企業はすくなくありません。また、事業所には企業の資産にあたる多くの情報が保管されているうえに、働く従業員の安全性を確保する必要があり、不正侵入防止や「事業所荒らし」のような犯罪への対策が求められているのも現状です。
警視庁が推奨している「防犯環境設計による防犯対策」によると、防犯対策の強化は犯罪を抑止するための環境づくりにあるとされており、以下4項目を重視するよう呼びかけられています。
- 対象物の強化：補助錠・防犯フィルム・セキュリティゲートの設置
- 接近の制御：境界への柵・ゲートの設置や制限、入室者の管理
- 監視性の確保：防犯カメラ・夜間照明の設置、建物周辺の見通しの確保
- 領域性の確保：近隣住民とのコミュニティ形成による人の目の監視力向上
これらのうち、受付システムは「接近の制御」を図るための設備です。さらに、受付システムとセキュリティゲートと連携して、来訪者管理を徹底することで「対象物の強化」にも寄与する仕組みが構築できます。
受付システムは、事業所の来訪者受付・管理業務の負担軽減だけでなく、防犯対策においても優れた設備だといえるでしょう。
関連記事：受付システムとは？メリットや種類・機能と3つの比較ポイント
受付システムのおもな機能
受付システムには、以下の機能が備わっているケースが一般的です。
- 来訪者受付・記録・管理機能
- 来訪者予約管理・照会機能
- 担当者への通知・案内機能
- 入退館・入退室管理機能
- セキュリティゲートの開閉・エレベーター制御機能
具体的にどのようなことができる機能なのか、活用シーンの例とともに解説します。
来訪者受付・記録・管理機能
来訪者受付・記録・管理機能は、来訪者の受付を端末で行い、来訪者の氏名や来訪日時を記録・管理するものです。来訪者記録・管理の自動化や、来訪者が多い時間帯の統計分析を行うのにも活用できます。
来訪者予約管理・照会機能
来訪者予約管理・照会機能は、来訪者の予約受付や変更・キャンセルを行ったり、来訪時に予約内容と相違がないかを自動的にチェックしたりする機能です。受付担当者による予約照会を行わずに済むため、来訪受付にかかる時間の短縮にもつながります。
担当者への通知・案内機能
担当者への通知・案内機能は、来訪者が受付システムを通じて受付手続きを行った際、応対する担当者の端末に来訪したことが通知される機能です。また、受付端末に応接室や会議室・担当者がいるフロアなど、応対予定場所を表示させる機能が備わっているものもあります。
入退館・入退室管理機能
入退館・入退室管理機能は、受付システムで入退館・入退室の日時を記録する機能です。セキュリティゲートと連携させ、社員証や来訪者パスをもたない人の入館・入室を抑止できるものもあります。
セキュリティゲートの開閉・エレベーター制御機能
セキュリティゲートの開閉・エレベーター制御機能は、受付システムとの連携によって利用できる機能です。受付システムで受付手続きを行うと、連携しているセキュリティゲートが通過できるようになったり、エレベーターを自動的に呼んだりできます。受付システムと連携可能なシステムがある場合にのみ、このような機能も活用可能です。
受付システムによって搭載されている機能が異なるため、事業所に必要な機能を取捨選択したうえで、導入するシステムを選定しましょう。
事業所に最適な受付システムの選び方
事業所に最適な受付システムを選ぶには、以下3項目を重視して比較検討することが大切です。
- 必要な機能が備わっているか
- 受付システムとセキュリティゲートを連携できるか
- 複数の事業所を一元管理できるか
それぞれ、具体的にどのような視点で比較すれば良いのか、事業所に最適な受付システムを選ぶ際の基準について解説します。
必要な機能が備わっているか
事業所で受付システムを導入する際は、必要な機能が備わっているかを確認しましょう。受付システムには、自動的に受付手続きを行う機能だけでなく、案内機能が備わっていたり、セキュリティゲートと連携させたりできるものもあります。
受付システムの種類やサービスを提供している企業によって、備わっている機能に違いがあるのも特徴です。そのため、必要な機能の優先順位を検討したうえで、事業所に最適な設備を比較・選定しましょう。
受付システムとセキュリティゲートを連携できるか
受付システムとセキュリティゲートを連携できるか、という視点も受付システムを比較検討する際に確認しておきたいポイントです。受付システムのみの導入では、セキュリティ面の不安が残ります。
セキュリティゲートと連携させて導入することで、不正侵入の防止が図れるため、事業所の防犯対策にも効果的です。受付システムの導入を機に、セキュリティゲートも導入して事業所の防犯対策強化を図ると良いでしょう。
関連記事：セキュリティゲートとは？設置するメリットや価格の目安・選び方を紹介
複数の事業所を一元管理できるか
事業所で受付システムを導入する場合、複数の事業所の来訪者受付を一元管理できるかという点も、チェックしておきたいポイントです。複数の拠点がある場合でも、一元管理できるシステムであれば来訪者の情報を集約できます。
拠点ごとに異なる受付システムを導入する必要がなくなり、管理負担や受付システムの選定・導入・管理にかかるコストも削減できるでしょう。
受付システムは、種類によって備わっている機能や、連携可能な外部システムなどに大きな違いがあります。必要な機能や導入後の運用方法を具体的にイメージしながら、導入する受付システムを選定しましょう。
事業所に受付システムを導入する際の費用目安
事業所に受付システムを導入する際の費用目安は、数万円～300万円です。
クラウドタイプの受付システムを既存のパソコンや、タブレット端末にインストールする方法であれば、低価格で導入できます。しかし、この方法では不正侵入を防止することは難しく、防犯面での課題が残る点に注意が必要です。
一方で、セキュリティ対策を目的にセキュリティゲートと連携させたり、顔認証システム・静脈認証システムのような最新技術を導入したりする場合、費用が数百万円単位になることもあります。
具体的にどのような受付システムを導入したいのか、外部システムとの連携可否やセキュリティレベルも検討しながら、機能とコストのバランスを取ることが重要です。
関連記事：受付システムの費用相場とは？料金を左右する比較ポイントを解説
事業所のセキュリティを高めるなら「VisitView」の受付システム
事業所のセキュリティ対策や受付業務の効率化を目的に、受付システムを導入するなら、「VisitView」をぜひご検討ください。
VisitViewでは、セキュリティゲートと受付システムを併用して導入できます。受付手続きの際に、端末でゲストカード（ICカード）やQRチケットを発行できるため、発行されたカードやチケットを使用すればセキュリティゲートを開けられる仕組みです。
従業員による受付対応を無人化できるため、セキュリティ対策の向上と受付業務の効率化の両方を実現できます。詳しくは、ぜひ一度お気軽にお問い合せください。
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